Generar libretas de pago desde un reporte de Sage 50 (Peachtree)

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Tenemos como cliente un colegio privado que como parte de los procesos previos al comienzo de clases en agosto tiene que preparar las libretas de pago para los padres. El proceso era el siguiente:

  1. Obtener de su programa de finanzas Sage 50 (Peachtree) un listado de los pagos mensuales por estudiante.
  2. Entrar manualmente la información de cada pago recurrente en un programa diseñado para generar las libretas de pago.
  3. Imprimir desde el programa las libretas de pago sobre papel con microperforaciones en una vieja impresora “dot matrix”.

El proceso completo podía tomar un par de días, primero porque la entrada de datos al programa de las libretas de pago era manual y segundo porque muchas veces la impresora se desalineaba y dañaba las boletas imprimiendo sobre o fuera de las microperforaciones. La etapa de impresión era la que más frustración les creaba.

Para este mismo cliente ya habíamos hecho un sistema para registrar el inicio y culminación de terapias a través de los celulares de sus terapeutas y nos preguntaron si podíamos ayudar en la automatización de las libretas de pago. Luego de estudiar el proceso vigente para generar las libretas, les sugerimos lo siguiente:

  1. Igual que antes, obtener de su programa de finanzas Sage 50 (Peachtree) un listado de los pagos mensuales por estudiante.
  2. Crear un “script” para procesar automáticamente ese listado y generar un documento PDF con todas las boletas listas para imprimir. Esto eliminaría la entrada manual de los datos.
  3. Imprimir las libretas desde una impresora láser en papel regular 8.5″ x 11.0″ eliminando el problema de boletas dañadas por desalineamiento de la impresora.

Desarrollamos la solución durante el mes de julio a tiempo para el comienzo de clases. El nuevo proceso ahora toma segundos, no días. Leyó bien: segundos.

Ahora lo único que tienen que hacer es pedirle a Sage 50 que genere el reporte para el periodo de tiempo deseado, guardar el reporte en la misma carpeta en donde se encuentra el “script” que genera la libretas; ejecutar el “script” e imprimir el PDF resultante. Si quieren generar las libretas de pagos sólo para un subconjunto de estudiantes, basta con eliminar las filas del reporte que no necesitan y ejecutar el “script” nuevamente.

El reporte obtenido de Sage 50 se llama “Monthly Charges” y cada fila contiene estos campos de información:

Customer Code,Customer Name,Biller,Grade,Date,ItemID,Description,Amount

Cada fila contiene datos separados por coma (“CSV”) cómo estos (no representan datos reales):

3430987, LEE SMITH RAMIT,0,11,8/1/2014,2000,MENSUALIDAD,350

El “script” lee el archivo y acomoda cada pedazo de información dentro de la boleta de pago (no representan datos reales):

El siguiente “screenshot” muestra el “feedback” que da el “script” procesando un archivo con 1,903 filas. Observe que muestra la hora en que empezó y la hora en que terminó:

Procesar las 1,903 filas y producir el PDF con las boletas de las libretas de pago tomó 7.5 segundos. No exageramos al decir que esto significó un alivio astronómico para nuestro cliente.

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