Estrategias para integración con sistemas de digitalización de documentos

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En un artículo anterior describimos las ventajas de tener un sistema de manejo de documentos (“DMS – Document Management System”) y dimos sugerencias sobre cómo prepararse para un proyecto de ese tipo y algunas ejemplos de software que pudieran servirle (vea Cómo la digitalización de documentos ayuda a su empresa).

Si ya tiene un software para digitalizar sus documentos y necesita integrarlo con otra aplicación, dígamos con su sistema de facturación, sepa que hay formas de hacerlo, aunque la eficiencia de la integración dependerá mucho de cómo es el flujo de trabajo dentro de su empresa.

Nota: No estamos afiliados con ninguna de las compañías ni productos mencionados en este artículo.

Beneficios de la integración

Algunos beneficios de integrar su DMS con otras aplicaciones son:

  • se ahorraría mucho tiempo en la verificación de información si el software de contabilidad pudiera enlazar una orden de compra o facturas con la copia digitalizada de ese documento.
  • si al digitalizar un documento su descripción se llevara automáticamente a otras bases de datos se evitarían errores y duplicidad de tareas cuando es necesario entrar los mismos datos en sistemas distintos.
  • si al crear una orden de compra o caso en un sistema, esos datos fueran utilizados para crear un nuevo récord en el DMS listo para recibir todos los documentos relacionados.

Mecanismos para la integración

Existen sistemas de digitalización y manejo de documentos que ya vienen con mecanismos para poder intercambiar datos con otros programas. Ejemplos de mecanismos para lograrlo son:

  1. Depositar en una carpeta los documentos digitalizados y que automáticamente su información sea extraída e insertada en la base de datos de otra aplicación
  2. Generar desde su base de datos un archivo en formato CSV con los campos clave (“key”) que necesita el DMS preparando el récord que más tarde contendrá los documentos digitalizados. El DMS tiene activo un servicio que cada cierta cantidad de minutos recoge el archivo y procesa los datos.
  3. Activar una aplicación que lee texto de las ventanas en la pantalla e inserta ese texto en los campos correspondientes de otro sistema

Las siguientes secciones presentan brevemente escenarios de cada caso.

Sólo tiene el software para digitalizar

Cuando el software para digitalizar sólo nos provee la capacidad de escanear documentos y guardarlos con el nombre que deseamos la estrategia para integrar sería como la descrita en el mecanismo #1 arriba.

Supongamos que tenemos un proyecto identificado como PRY-022-2015. Cuando digitalice un documento parte de su nombre debe ser ese identificador, por ejemplo, “PRY-022-2015-factura-6-19-2015.pdf” podría representar una factura de ese proyecto presentada el día 19 de junio de 2015 o “PRY-022-2015-F0123.pdf” en donde “F0123″ representa la factura #0123 según lo dió su software de facturación.

Una aplicación que vigile la carpeta en dónde deposita los documentos digitalizados podría programarse para que tome distintas acciones dependiendo del nombre del documento. Una acción podría ser usar la primera parte del nombre “PRY-022-2015″ para mover automáticamente el documento a la carpeta de dedicada a proyectos del año 2015, pero dentro de la sub-carpeta “PRY-022″.

Otra acción posible sería crear automáticamente un enlace (“link”) hacia ese documento y enviarlo por email al cliente o insertar el enlace en la base de datos del programa que utilicen para el manejo del proyecto.

De todos los escenarios que presentaremos este podría ser el más económico de implementar, pero no necesariamente el más eficiente dependiendo de lo que su empresa quiera lograr. Pero definitivamente es un buen proyecto inicial para empresas pequeñas con pocos departamentos.

Tiene un DMS con mecanismo para importar datos

El siguiente diagrama muestra cómo logramos la integración de un sistema de manejo de casos médicos con un DMS. En este caso usamos el mecanismo #2 descrito arriba:

Integración sistema digitalización documento

En este proyecto generamos diariamente un archivo en formato CSV con todos los casos pendientes. Los primeros tres campos de cada fila de ese archivo contienen los identificadores claves (“keys”) que distinguen cada caso: cliente, número de caso, número de cotización.

Ese archivo es procesado por un servicio del DMS que se activa cada 5 minutos. Dejándose llevar por los tres campos claves que mencionamos arriba, el servicio inserta un nuevo récord en el DMS o actualiza el récord si ya existía. Este proceso ha eliminado la necesidad de actualizar la información de los casos en dos sistemas distintos.

Un DMS con capacidad de importar automáticamente datos suele ser una inversión significativa de miles de dólares solamente en las licencias, sin contar la implementación. Esta capacidad la va a encontrar en algunos DMS categorizados como corporativos (“Enterprise”). Por eso este escenario es más viable en empresas con varios departamentos bien definidos: Recursos Humanos, Contabilidad, Cobros, Servicio al Cliente etc.

Tiene un DMS con mecanismo para reconocer texto (“OCR”)

Existen DMS con capacidad para reconocer texto (“OCR” – Optical Character Recognition) que casi eliminan por completo la necesidad de inspección humana. Este tipo de software utiliza el OCR para convertir en texto legible todo lo que pueda del contenido de la imagen o PDF y toma decisiones en base a lo que halle. Para que las acciones sean certeras este software requiere mucho entrenamiento por parte de los empleados para que pueda reconocer correctamente cosas como números de órdenes de compra, facturas, nombres de compañías, etc.

Esta es una lista de vídeos que le mostrarán cómo diferentes aplicaciones utilizan OCR para automatizar el procesamiento de facturas (“invoices”):

Videos Invoice Automation

Si quiere probar que tan fácil es reconocer el texto de sus documentos puede hacer pruebas gratis subiendo sus PDF o imágenes con texto a este servicio: https://www.newocr.com/. Para proteger su privacidad y la de sus clientes no suba documentos con información confidencial, prepare muestras con datos falsos.

Este tipo de DMS, con capacidad OCR, también es una inversión significativa de miles de dólares. A veces el OCR se compra como un módulo separado. Pero si el volumen diario de documentos que se tienen que digitalizar y categorizar requiere varias horas de trabajo para varias personas en distintas divisiones en la empresa, esta inversión podría hacer mucho sentido.

Cuál solución es más conveniente

Si cualquiera de las soluciones descritas son bien implementadas la inversión puede rendir beneficios inmediatos solamente considerando el fácil acceso a la información, el ahorro de tiempo dedicado a la entrada de los mismos datos en más de un sistema y la facilitación de cumplimiento con HIPAA, el IRS o auditorías.

El mercado de aplicaciones para manejar documentos digitales es inmenso como se dará cuenta con sólo hacer una búsqueda por “digitalización de documentos” o “document imaging”. Para llegar a la solución particular para su empresa necesitará dedicar tiempo a la investigación y evaluación de las alternativas. Cuando ese momento llegue, ya sabe que podemos ayudarle con eso. Contáctenos.

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