Cotizaciones precisas 6 veces más rápido

¿Tiene una cadena de procesos “Copy & Paste” para generar cotizaciones o facturas? Si ese es el caso, es muy probable que ya haya sido víctima de algunos de estos errores:

  1. Fechas incorrectas
  2. Pérdidas a causa de precios mal calculados o mal escritos
  3. Nombre y dirección incorrectas del pagador
  4. Envío de email a la persona incorrecta

Además de pérdida de dinero por escribir $140 en lugar de $1040, estos errores atrasan la llegada de ingresos porque los documentos deben ser sometidos nuevamente con la información correcta. Añadamos a todo esto el estrés del empleado a cargo de estas tareas que, irónicamente, en su afán de evitar los errores, toma más tiempo en producir los documentos porque tiene que revisarlos, revisarlos y revisarlos otra vez.

Uno de nuestros clientes estaba en una situación similar a la que describimos arriba. Este era el flujo de trabajo del empleado a cargo de producir una cotización:

  1. Recibía descripción general de los productos a cotizar: cantidad y nombres.
  2. Buscaba una cotización pasada similar preparada en MS Word, le cambiaba el nombre al archivo, actualizaba la fecha y reemplazaba la información vieja copiando y pegando la información actual (“Copy & Paste”).
  3. Abría un archivo de Excel que contenía las fórmulas para calcular el total de la cotización, incluyendo descuentos especiales.
  4. En el archivo de Excel ponía los precios que conocía de memoria y los que no recordaba los buscaba en un archivo PDF que contenía el catálogo de productos.
  5. Luego de ajustar los precios y verificarlos, los copiaba (“Copy & Paste”) al documento MS Word (ver paso #2).
  6. Enviaba por fax o email el documento, luego de revisarlo varias veces.

¿Tiempo total de todo este procedimiento? Un promedio de 45 minutos, sin incluir interrupciones. Esta situación por muchos años fue tolerable, pero una vez aumentó la demanda por los productos de la compañía este proceso dejó de ser manejable y amenazaba con desacelerar el crecimiento.

Con la colaboración del cliente y sus empleados pudimos automatizar el proceso y el tiempo para generar los documentos se redujo a 7 minutos, un 642% más rápido. Pero la rapidez no fue el único beneficio.

Los catálogos de productos se consolidaron en una base de datos y encontrar los productos y sus precios correctos dejó de ser un reto. No más búsquedas en catálogos PDF, no más memorización de precios, no más pérdidas a causa de errores en precio. No sólo eso, ahora el cliente también podrá añadir las líneas de productos que había contemplado para expandir su empresa sin que esto implique tener que contratar más empleados para manejar el proceso de cotización y facturación.

Si tiene una situación similar con algunos de los procesos de su empresa, podemos ayudarle. Libere tiempo para las cosas que realmente necesita hacer. Contáctenos ahora mismo.

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