Cómo poner a trabajar el software de su empresa para usted con extensiones y programas externos

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No existe un sistema de software que lo haga todo para nuestras empresas. Sí podemos conseguir software que nos ayude con mucho de lo que tiene que ver con finanzas y software que nos ayude con casi todas las tareas del mantenimiento del inventario y software para registrar asistencia y software para monitorear el progreso de los vendedores y software para enviar recordatorios a nuestros clientes. Existe software para casi cualquier aspecto de manejar un negocio.

Pero no existe un sólo sistema de software que lo haga todo para nuestras empresas.

Es por eso que nos encontramos pasando archivos de un sitio a otro por email, FTP o “USB drives” para poder procesar nuestros datos en otro sistema. Por eso también es que mensualmente nos encontramos esperando por alguien que tome datos de cada sistema y monte un cuadro coherente del status del negocio.

Por ejemplo, exporta a Excel un reporte de QuickBooks o Sage 50 y lo envía por email a su asistente para que calcule las comisiones para sus vendedores porque su plan de comisiones (“Pay plan”) tiene un componente que depende del porciento de crecimiento en las ventas acumuladas durante el año de cada vendedor (“Year to Date”), a parte de lo vendido durante el mes. El plan de comisiones es “único” para su empresa, porque la dinámica con sus vendedores es “única” y motivarlos ha requerido que sea creativo con las comisiones. Luego de calcular las comisiones el asistente entonces le envía el nuevo archivo en Excel por email para que entre los datos a QuickBooks para que pueda sacar la nómina a tiempo con las comisiones correctas (eso espera).

En ese escenario todo el proceso puede tomar, en el mejor de los días, si el empleado no tiene otras tareas y descuelga el teléfono, un mínimo una hora.

¿No sería mejor extraer el reporte de QuickBooks o Sage 50 y procesarlo con un programa local en su computadora que genere en segundos el reporte con las comisiones según las reglas del “Pay Plan”? Si pudiera hacerlo así reduciría todo ese proceso a un par de segundos de espera y la nómina no tendría que esperar por otro ser humano para poder trabajarse.

En el ejemplo anterior se presentó una de las formas de aumentar los beneficios de un software ya existente en su empresa: crear un programa que tome los datos del sistema actual y produzca información que luego se devuelve al mismo sistema. La historia del ejemplo anterior tiene dos finales posibles:

    1. Se entra manualmente la información generada por el programa en minutos.

    2. Se utiliza la capacidad de importar datos del software financiero para hacerlo en segundos.

El final dependerá del software que utilice para generar la nómina.

El programa descrito en el ejemplo proveyó los siguientes beneficios:

    1. Eliminó del proceso el riesgo de la dependencia en un ser humano que en cualquier momento puede ausentarse, enfermarse, ocuparse con asuntos “más importantes” y que probablemente es el único que sabe los varios pasos mágicos del proceso y sus excepciones.

    2. Acortó el tiempo necesario para empezar a generar la nómina de horas o días a segundos.

    3. Eliminó la incertidumbre y estrés asociados al cálculo de las comisiones tanto para el empleado encargado de nómina como para los vendedores.

    4. Al eliminar los riesgos mencionados el programa hizo el proceso más eficiente y confiable lo que a su vez hizo también a la empresa más eficiente y confiable.

En este artículo presentamos dos tipos de programas que aumentan la utilidad de un software existente: Extensiones (“add-ons”) y programas externos.

Extensiones (“Add-ons”)

Los “add-ons” se integran al programa existente para añadir funcionalidad que no viene de fábrica. Por ejemplo, los navegadores web (“browsers”) permiten la instalación de extensiones que nos permiten hacer más cosas con el contenido de las páginas Web. Eston son listados de “add-ons” existentes para distintos navegadores:


Extensiones Firefox
Extensiones Chrome
Extensiones Internet Explorer

En otros artículos hemos mencionado que tanto Quickbooks como Sage 50 tienen un ecosistema de extensiones que permiten utilizarlos para muchas otras tareas adicionales a las básicas que vienen de fábrica:


Cómo automatizar envío de reportes de Peachtree (Sage 50) o Quickbooks

Cómo sacarle más provecho a QuickBooks o PeachTree

Programas externos

En el ejemplo al inicio de este artículo el programa que calculaba las comisiones es un ejemplo de un programa externo que aumenta los beneficios del software, pero sin aumentar su funcionalidad ni integrarse íntimamente a él.

Los programas externos toman datos del software y los procesan de forma separada produciendo reportes o nuevos datos crudos que pueden o no devolverse al software original. Ejemplos de estos programas son Crystal Reports o MS Access que pueden conectarse directamente a la base de datos del software o pueden procesar un archivo o reporte exportado desde el software.

Un grupo grande dentro de esta categoría son los programas externos creados a la medida (“custom”). Son un grupo grande porque, a diferencia del software enlatado mencionado en el párrafo anterior, estos programas se crean para hacer tareas bien específicas, repetitivas, únicas para la empresa y no atendidas por software comercial. Estos son ejemplos sacados de nuestras experiencias:

    1. Programa para calcular consumo de data de artefactos para rastreo vehicular y alertar de casos extremos. El usuario descargaba el archivo de datos crudos desde el sitio Web del proveedor de servicios de telecomunicaciones, lo depositaba en la carpeta (“folder”) donde estaba el programa externo y ejecutaba con un doble clic el programa. El resultado era un nuevo archivo que abría en Excel con una fila para cada tarjeta SIM (“SIM card”), cada fila con el total de consumo de data en el mes y un columna indicando si se excedía del 90% del valor máximo permitido por el plan de data.

    2. Programa para generar libretas de pago utilizando un reporte de Sage 50. El usuario generaba un reporte de cargos mensuales recurrentes creado con el módulo de Business Intelligence de Sage 50, lo depositaba en la carpeta del programa y ejecutaba con un doble clic el programa. El resultado era un PDF con las boletas de pago que podía imprimir al comienzo del año para crear las libretas de pago en papel con micro-perforaciones.

En ambos ejemplos el cliente necesitaba automatizar una tarea tediosa – perfecta para robots – que le tomaba horas o días (en el caso de las boletas de pago). En ambos casos el tiempo de procesamiento se redujo a segundos. En el primer ejemplo una hora de trabajo se convirtió en 5 segundos, eliminando un 99.9% del tiempo que tomaba antes. En el caso de las libretas de pago dos días de trabajo se redujeron a una espera de 2 segundos, eliminando un 99.999% del tiempo que tomaba antes. ¡Eso, damas y caballeros, es lo que podemos llamar una reducción dramática!

La inversión que nuestros clientes hicieron en esos programas la recuperaron rápidamente en términos de tiempo rescatado y en términos del gran alivio de no tener que realizar esas tareas por el resto de sus vidas.

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