Cómo nuestros negocios terminan con problemas de integración de sistemas

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La forma gradual como muchos de nuestros negocios crecen nos llevan a coyunturas en las que necesitamos adquirir software para simplificar tareas. Pero a veces las necesidades en un área son más críticas que en otras y sólo adquirimos software para esas áreas ocupándonos de las otras en el futuro cuando sea necesario.

En un principio …

Comenzamos usualmente trabajando todo en hojas de Excel: facturas, lista de prospectos, lista de clientes, inventario, catálogo de precios, presupuesto, proyecciones, etc.

Finanzas

Justo cuando el reporte del “aging” de las facturas comienza a ser importante nos damos cuenta de que el área de finanzas es la primera para la cual Excel deja de ser la mejor herramienta. Entonces invertimos en software como QuickBooks o Sage 50 (Peachtree) o servicios en línea como FreshBooks o Xero para manejar las facturas y tener mayor visibilidad de las finanzas de la empresa.

Prospectos y clientes

Luego de mejorar el manejo de los datos financieros, lo próximo que se nos complica es el manejo de nuestras interacciones con prospectos y clientes.

Es en este momento que empezamos a buscar software CRM (“Customer Relationship Management”). Nombres conocidos en esta área son SalesForce, SAP Business One o Microsoft Dynamics CRM. Existen otras alternativas más económicas y fáciles para comenzar a utilizar, por ejemplo ZOHO CRM o Insightly.

Inventario

Si vendemos productos físicos en algún momento necesitaremos software para manejar el inventario. Algunos de los productos financieros que mencionamos arriba tienen la capacidad para esto, pero si no es así o si el modelo de inventario no nos aplica, adquirimos software especializado para nuestra industria.

Más y más software …

Otros tipos de software que de repente parecerán necesarios adquirir en distintas etapas de la empresa podrían ser:

  • Document Management System – para digitalizar y deshacerse de libras y libras de facturas y órdenes en papel que le están robando espacio de trabajo.
  • Groupware – para compartir un calendario con los vendedores, manejar en línea proyectos complejos y usar mensajería instantánea.
  • e-Commerce – para facilitarle a los clientes compras en línea o para ayudar a los vendedores a tramitar órdenes de compra al momento, no importa en donde estén.

Incluso a veces tenemos que añadir a nuestro zoológico de software aplicaciones exigidas por las compañías socias de productos que revendemos. Algunas de estas compañías tienen sus propios sistemas de software y ponen como condición que se utilicen para entrar órdenes y verificar comisiones.

Ahora, nuevos retos

Cada herramienta descrita arriba nos ayuda a enfrentar distintos problemas de crecimiento en áreas específicas. Sin embargo, según pasa el tiempo y nuestra necesidad por información aumenta, notaremos que la pluralidad de sistemas también nos crea nuevos problemas:

  • no se comunican fácilmente entre sí dificultando la creación de reportes que requieren datos de distintos sistemas
  • tenemos que crear y modificar los mismos datos en más de un lugar
  • tenemos que entrar a distintos sistemas para poder monitorear el estatus de la empresa

Entonces, ¿es inevitable caer en problemas con el manejo de nuestros datos?

Para evitar esos problemas lo ideal hubiera sido seleccionar desde un principio una sola plataforma como Salesforce o SAP para todas las áreas. Pero muchas veces esto no es posible para un negocio en crecimiento porque inicialmente no necesitamos ayuda con todas las áreas y pagar por ellas para luego no usarlas no hace sentido financiero.

Otro impedimento es que, a pesar de lo versátil de estas plataformas, a veces no es fácil modificarlas para ajustarlas a la forma en la que opera nuestro negocio y para lograrlo tiene que invertirse dinero extra en extensiones o programación, aparte de la subscripción mensual o anual. Sin lugar a dudas hay situaciones en las que una migración es la mejor inversión a largo plazo, pero un proyecto de integración podría traer los mismos beneficios a corto plazo, con menos o cero interrupciones del flujo de trabajo y con una inversión mucho menor.

Una manera de reducir proactivamente la magnitud del problema es siendo más selectivos en el software que adquirimos. Estas son algunas de las preguntas que debemos hacer antes de comprar nuevo software cuando ya tenemos otros sistemas implementados:

  1. ¿Es el formato para importar o exportar datos compatible con el formato de los sistemas actuales?
  2. ¿Utiliza la misma base de datos que los sistemas actuales?
  3. Si no usa la misma base de datos, ¿permite el acceso a los datos mediante ODBC (“Open Data Base Connectivity “)?
  4. ¿Utiliza mecanismos estándares para el intercambio de datos (JSON, SOAP, XML)?

Si la respuesta es SI para cualquiera de esos puntos, entonces sería posible integrar los sistemas. Probablemente requerirá desarrollo de software adicional que sirva de intermediario (“middleware”), pero no tendrá que invertir en reconstruir completamente el flujo de trabajo de su empresa – o incluso cambiarlo – para mudarse a una plataforma nueva.

No dude en comunicarse con nosotros si se encuentra en una de esas coyunturas en las que siente que para seguir creciendo eficientemente debe automatizar procesos o integrar sistemas. Ayudar con ese tipo de problema es nuestra especialidad, contáctenos.

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