Cómo la digitalización de documentos ayuda a su empresa

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La promesa de la oficina libre de papel (“paperless office”) no se ha cumplido al nivel que se esperaba hace veinte años atrás, pero la tecnología si existe para lograr que su empresa consuma menos papel (“less paper office”) y, mejor aún, automatice el manejo de sus documentos y ofrezca un mejor servicio a sus clientes.

¿Qué gana con digitalizar sus documentos?

La digitalización de documentos será una buena inversión en su empresa si hace mucho tiempo que está tratando de lograr cosas como éstas:

  1. Hacer trivial y casi instantánea la búsqueda de documentos. Esto es particularmente valioso cuando se está pasando por auditorías o hay que reconstruir el historial de servicio a un cliente.
  2. No pasar nuevamente por el estrés de perder documentos y luego por la inversión de dinero y tiempo para producirlos otra vez (y la vergüenza).
  3. Facilitarle a sus clientes el acceso y localización de documentos relacionados a los servicios que le brinda desde cualquier sitio y a cualquier hora (mediante un portal Web para sus clientes)
  4. Recuperar horas productivas al eliminar la necesidad de enviar manualmente documentos por email a sus clientes.
  5. Confirmar automáticamente el recibo de documentos sin depender de que el cliente le haga el favor de confirmarle por email.
  6. Reusar espacio de oficina al reducir o eliminar áreas de almacenaje de documentos (archivos o torres de cajas).
  7. Reducir o eliminar costos de almacenaje externos (vagones, bóvedas, mini-almacenes)
  8. Desarrollar una intranet corporativa para documentos de uso interno (políticas, formularios de vacaciones, solicitudes de reembolsos, etc.)
  9. Eliminar la necesidad de tener miles de copias de formularios y los costos de imprenta o tóner que eso implica.
  10. Reducir el tiempo dedicado a corregir y validar información en formularios.
  11. Fortalecer su plan de recuperación de desastres teniendo copias digitales de sus archivos.
  12. Mantener archivados y accesibles versiones previas de documentos para efectos de auditorías o cumplimiento con estándares de su industria.

Note que el ahorro en papel no es la única (ni la mayor) ganancia estratégica de la digitalización. Un proyecto de digitalización bien llevado puede tener un ROI (“Return On Investment”) de menos de un año y producir ganancias de otras formas:

  • retención de clientes
  • más referidos gracias a la conveniencia de su portal de clientes
  • paz mental para usted y sus empleados en caso de auditorías o desastres
  • más horas facturables disponibles

Inversiones necesarias para digitalizar sus documentos

Estos son algunos componentes de un proyecto de digitalización empresarial:

  1. Equipo para digitalizar – este es el componente obvio, el escáner. Algunas compañías ofrecen sistemas de digitalización que incluyen en un sólo paquete el equipo y el software. En algunos casos hace sentido considerar ese tipo de oferta, especialmente si no tiene equipo para escanear o si el volumen de documentos para escanear ronda en los miles por día y su escáner actual sólo le permite procesar una hoja a la vez. Pero sepa que si ya tiene un escáner apropiado para su carga de trabajo, existe software que sólo se encarga de ayudarlo a categorizar documentos digitalizados para luego facilitar su búsqueda, no importa el escáner que utilice.
  2. Software para manejo de documentos – este software es el que le permitirá registrar el documento digitalizado en las categorías pertinentes y que le facilitará encontrarlo después.
  3. Servidor local o servidor externo – puede invertir en un servidor físico en sus facilidades o en un servidor virtual externo. El servidor virtual externo es más económico, pero algunas industrias prefieren mantener sus servidores localmente para proteger sus datos de forma más directa.
  4. Espacio de almacenaje amplio – en estos días los costos de almacenaje en disco son tan bajos que este componente será probablemente en el que menos gastará. Podría usar el espacio en disco disponible en el servidor o comprar discos externos. Los costos de almacenaje en discos se reducen con los años contrario a lo que ocurre con los servicios de almacenaje de papel.
  5. Sistema de respaldo (“backup”) - para protejer los documentos digitales contra fallos de discos necesitará tener algun mecanismo de redundancia. Esto puede lograrse comprando discos configurados de forma redundante (“RAID”) o haciendo copias de su repositorio de documentos en una disco externo fuera de sus facilidades. Algunas compañías prefieren simplemente hacer una copia de todos sus archivos en un disco externo que conectan directamente al servido por USB. Aunque de esta forma logran redundancia, sus documentos no están protegidos en caso de accidentes dentro de las facilidades, por ejemplo incendios.

Sistemas de Manejo de Documentos

La categoría de software que le ayudará a sacarle más provecho a sus esfuerzos de digitalización se conoce como “Sistemas de Manejo de Documentos” o por sus siglas en inglés “DMS” (“Document Management Systems”).

Existen varios productos comerciales a distintos niveles de funcionalidad (y precios) que puede considerar, por ejemplo:

En varios productos comerciales funcionalidades como reconocimiento automático de texto (“OCR” u “Optical Character Recognition”) requieren la compra de módulos separados.

También existen productos de código abierto (y gratis) que usted mismo o sus empleados de IT pueden probar y ajustar a sus necesidades:

Algunas de estas alternativas compiten en funcionalidad con los “DMS” comerciales.

En Nuvelbits podemos ayudarle a:

  • crear una solución a la medida, tan particular como su empresa
  • evaluar soluciones comerciales o de código abierto
  • acelerar un proyecto que ya tenga comenzado
  • integrar su proceso de digitalización con otros sistemas en su empresa

Si quiere saber más sobre estrategias de digitalización de documentos que resuelvan sus problemas específicos puede contactarnos.

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