Cómo automatizar envío de reportes de Peachtree (Sage 50) o Quickbooks

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Uno de nuestros clientes necesitaba integrar diariamente sus datos de ventas por representante con los datos de cotizaciones y cuotas que ya tenía en otro sistema que construimos para ellos.  Lamentablemente QuickBooks no viene con la capacidad para generar reportes automáticamente a una hora predefinida.

Afortunadamente pudimos elaborar una solución exitosa con ActiveBooks (http://activebooks.net/) para automatizar el envío por email de los reportes de QuickBooks todas las noches a la misma hora. No estamos afiliados a la compañía que produce el software, pero lo usamos con nuestros clientes y lo recomendamos.

El reporte se genera como un archivo de datos separados por comas (“CSV”) que se adjunta a un email.  Creamos una interfase que extrae el “attachment” de cada email e integra sus datos en los reportes de nuestro otro sistema. Eso y mucho más es posible con QuickBooks y Peachtree: Cómo sacarle más provecho a QuickBooks o Peachtree

En el caso de Peachtree (Sage 50) no encontramos una herramienta equivalente a ActiveBooks, pero la versión del 2014 incluye Intelligence Reporting y se pueden generar reportes y programar envíos (ver página 20 del documento Sage 50 – U.S. Edition Business Intelligence Tips and Tricks ).  Si tiene una versión previa de Sage 50, en el mercado de extensiones está Sage Alerts and Workflow, la única herramienta que parece tener la capacidad.

Una alternativa agnóstica para automatizar reportes y envíos son programas como AutoIt y AutoHotkey.  Estos programas simulan la interacción del usuario con los botones y menús de las aplicaciones y se pueden programar para ejecutarse en horas o días predefinidos.  Tenga presente que algunas tareas pudieran ser tan complicadas que pudiera requerir ayuda de un programador para automatizarlas.

Existen muchas formas de automatizar e integrar sistemas.  A veces descubrimos herramientas existentes como ActiveBooks que resuelven el problema de una vez o que resuelven parte del problema y nosotros inventamos el resto de la solución.

Si cree que el sistema de software que necesita no existe, contáctenos. Nos gustan los retos.

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